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Mantener la motivación de los empleados es clave en toda empresa que desee priorizar la unión y la eficiencia mediante acciones positivas. Para ello, nada mejor que planificar un viaje de empresa que refuerce los vínculos, relaje tensiones laborales y fomente la mejora de la productividad y la eficiencia. Para conseguir que el viaje de negocios sea exitoso y cumpla con todos los objetivos será necesario tener en cuenta ciertas claves y consejos que harán de este viaje inolvidable.
A continuación te contamos cómo organizar un viaje de negocios. También te explicamos cuáles son las mejores actividades para fomentar el espíritu de equipo. ¡Vamos allá!
Primeros pasos: planificación, preparación y organización del viaje
La clave para lograr planificar con éxito un viaje de este tipo recae en una buena preparación y organización de los distintos aspectos de la travesía. En primer lugar, el viaje debe ser preparado con suficiente antelación. El tiempo siempre es un factor clave en cualquier planificación: te servirá para que los empleados puedan organizarse correctamente e, incluso, que salga más económico para la empresa.
Lo siguiente para planificar un viaje será elegir el lugar de destino. Para decantar por uno, debemos tener en cuenta la posibilidad de que se puedan disfrutar de actividades conjuntas y, al vez, de tiempo individual de reposo. Un viaje a la playa con actividades turísticas puede ser un plan perfecto. Por ejemplo, a Lanzarote en las islas Canarias, donde no solo se puede disfrutar del buen clima y la playa para relajarse, también puedes programar excursiones en grupo.
¿Cómo elegir el lugar adecuado?
No existe una única manera de organizar un viaje, por lo que también seleccionar el lugar es posible hacerse de varias maneras. Resulta eficiente primero elaborar una lista de posibles destinos y evaluar sus pros y contras, posibles actividades y precios. El listado tentativo suele ser redactado por los auxiliares de dirección o secretarios, sin embargo, también puede dejarse en manos de una agencia de viajes, quien se encargarán de dicha planificación. Luego, esta lista deberá ser aprobada por la dirección de la empresa para decidir finalmente el destino.
Organigrama de actividades y horarios
Con el destino ya establecido, queda lo importante: organizar el viaje. Deberás plantearte un calendario por días y actividades correspondientes para que la planificación sea ordenada. Es recomendable que el viaje sea corto, pues hay que lograr un equilibrio entre descanso y cooperación, además de fomentar la confianza en tu equipo de trabajo. El periodo de tiempo ideal sería de entre un fin de semana a cuatro días.
Contempla cuánta gente puede llegar a ir para así organizar el viaje y elegir las fechas. Cuantos más empleados puedan acudir mejor resultará el objetivo primordial del viaje. Esto dependerá del tamaño de la empresa, por lo que se podrá reservar un hotel pequeño o rural por completo o simplemente habitaciones en un hotel más amplio. Asimismo, conviene que el espacio elegido disponga de lugares donde realizar actividades conjuntas, como salas de usos múltiples o salones de actos. Para el viaje se pueden organizar dinámicas de grupos y otras actividades que veremos más adelante.
¿Qué actividades incluir en un viaje de empresa?
Las actividades son el alma del viaje. Aunque debamos plantear un equilibro entre actividades y descanso, debes cerciorarte de que todo este organizado, entre ello los horarios. De esta manera nunca se perderá la esencia del viaje, que es favorecer las relaciones entre el personal de la empresa.
No debe olvidarse de que el viaje tiene una finalidad clara y empresarial, por lo que los empleados deben ver este viaje como una oportunidad para reforzar los lazos entre ellos, descansar y, principalmente, generar un mejor ambiente en la compañía. Lograr este objetivo dependerá, en buena medida, de las actividades en grupo, y no solo de las excursiones que se puedan hacer al lugar que se visita, las cuales no deberán ocupar más de un par de mañanas de los días que se esté en el viaje.
Preparación de las actividades
Durante los días que se realizan las excursiones, si si estas son por la mañana, puede aprovecharse para comer en grupo y organizar actividades conjuntas. Así se favorecen las dinámicas grupales, fomentando el trabajo en equipo. Estas actividades pueden contener ejercicios clásicos y juegos varios que se desarrollen en grupos y promuevan formas colaborativas de trabajar.
Dinámicas de grupo y charlas
Estas actividades permiten permiten desarrollar dinámicas de grupo, aumentando la capacidad de trabajar en equipo y haciendo hincapié en la empatía, la comunicación y el diálogo eficiente. Otras mecánicas mejoran la visión sobre uno mismo y sobre el equipo. En estas se trata de escribir las fortalezas y debilidades de cada uno y las que cree que pueden tener los demás. Se debaten en el grupo para ver cómo potenciar los puntos fuertes y mejorar.
Si el viaje dura más de un fin de semana, es posible incluir charlas sobre temas relacionados con la empresa o sobre la importancia del trabajo en equipo. Incluso, es positivo convocar a un experto que, tras la charla, realice nuevas dinámicas siguiendo la misma línea de fomentar la participación, el trabajo en equipo, logrando así una actividad distinta y que no resulte agobiante. Una buena opción para una tarde tras una excursión de mañana o para ocupar una mañana.
El tiempo libre
Las tardes en las que no se realicen actividades de grupo, las cuales en un fin de semana puede ser una o dos depende del día de llegada. Si se llega un viernes a medio día, esa tarde puede realizarse la presentación del itinerario y luego dar tiempo libre a los invitados. Por otro lado, la tarde del domingo, previo a emprender el retorno, puede darse libre también. En cualquier caso, siempre es importante dejar tiempo libre para que los empleados disfruten del descanso y socialicen de una forma más privada y sin la presión de una actividad.
Los viajes de empresa son el momento perfecto para crear e impulsar lazos entre el equipo de trabajo. Ya sea mediante charlas interesantes o con actividades de equipo que fomenten las competencias de equipo, la empatía y la resolución de problemas, enmarcado en un ambiente distendido y que posibilite crear momentos de descanso. Lo importante es que, a la vuelta, la empresa tenga mayor eficiencia y mejor ambiente.
Fuente: Inenka Business School
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